會(huì)議接待是指會(huì)議籌辦方與主辦方商談，簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同，對(duì)約定的事項(xiàng)提供全程的服務(wù)活動(dòng)。會(huì)議接待貫穿整個(gè)會(huì)議流程，涉及的服務(wù)范圍廣泛，包括會(huì)前工作、會(huì)中工作、會(huì)后工作三個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都囊括了眾多的接待內(nèi)容。

會(huì)議資料準(zhǔn)備

1：會(huì)議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。
2：會(huì)議資料（主辦單位提供）
3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）
4：《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。
5：項(xiàng)目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）
6：展板所屬圖片（主辦單位提供）
7：廣告牌設(shè)計(jì)稿
8：歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo)
9：會(huì)議禮品（按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備）
10：會(huì)議代表證

設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備

1.桌椅、名牌（現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌）、茶水
桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿(mǎn)足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。
會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫(xiě)字或畫(huà)圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽(tīng)器材
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過(guò)程和內(nèi)容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

5.資料、樣品
如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。
6.會(huì)標(biāo)、背景板、展板
會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱(chēng)和會(huì)議標(biāo)語(yǔ)橫幅。
為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板（采用噴繪畫(huà)面），特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫(huà)面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫(xiě)真畫(huà)面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫(xiě)真畫(huà)面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。

會(huì)前準(zhǔn)備工作

1：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置（會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。
2：據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家及主要代表入住的樓層、房間類(lèi)型、房號(hào)、需要放置的水果種類(lèi)及特殊安全保衛(wèi)工作。
3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。
4：提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。
5：與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門(mén)衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全
隱患的發(fā)生。
6：醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購(gòu)買(mǎi)常備藥品，種類(lèi)包括：感冒、消炎、暈車(chē)、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括：體溫表、聽(tīng)診器、手電筒、棉簽等。及時(shí)聯(lián)系就醫(yī)。
7：在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議室、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。
開(kāi)支預(yù)算
1：代表證  2：廣告牌  3：展板  4：用車(chē)  5：宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)  6：水果  7：紀(jì)念品  8：資料打印、復(fù)印  9：照相、攝像  10：其它

人員安排 

1：根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢(xún)，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）
2：會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)
3：攝影組：根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員
4：車(chē)輛小組：根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車(chē)況好、駕駛技術(shù)好的配套車(chē)輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專(zhuān)家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見(jiàn)等活動(dòng)的車(chē)輛。
5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車(chē)一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù)
6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)
會(huì)議接站

會(huì)議報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場(chǎng)設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門(mén)出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處?；疖?chē)站或者飛機(jī)場(chǎng)設(shè)一塊醒目接站牌。

會(huì)議報(bào)到

1：在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢(xún)處”、“票務(wù)處”“簽到處”
2：報(bào)到登記時(shí)，填寫(xiě)姓名、單位、職務(wù)、身份證號(hào)碼、通訊地址、電話(huà)、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號(hào)、考察線(xiàn)路等。
3：提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說(shuō)會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。
4：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會(huì)議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車(chē)券
5：代表報(bào)到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時(shí)辦理行李寄存
6：當(dāng)天打印會(huì)議通訊錄并與會(huì)務(wù)老師校對(duì)，及時(shí)發(fā)給代表
7：會(huì)務(wù)組24小時(shí)有專(zhuān)職會(huì)議，隨時(shí)接待安排參會(huì)代表
發(fā)票的開(kāi)據(jù)

在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

會(huì)議期間

1：要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)
2：準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，確保會(huì)議正常進(jìn)行
3：會(huì)議室布置情況落實(shí)
4：安排好旅游選種、落實(shí)返程機(jī)、車(chē)票的登記
5：及時(shí)統(tǒng)計(jì)票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計(jì)調(diào)反饋
6：與酒店公司財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開(kāi)取
7：準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返程的人數(shù)、時(shí)間、日期、確定代表返程
會(huì)議結(jié)束工作

1：會(huì)議結(jié)算
1：我向會(huì)務(wù)給出書(shū)面報(bào)告，交會(huì)務(wù)組審核。并列《會(huì)議結(jié)算清單》，包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開(kāi)支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無(wú)誤
2：向會(huì)務(wù)組提供所需發(fā)票
3：返還會(huì)務(wù)組附加的會(huì)議利潤(rùn)
2：會(huì)議返程
1：根據(jù)代表返程機(jī)、車(chē)票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程
2：可根據(jù)會(huì)務(wù)組需要派專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)、提供滿(mǎn)意的送站服務(wù)，并向會(huì)務(wù)組贈(zèng)送麗江特色精美禮品